Содержание.
Введение. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления»………………….2
Тема: Документирование управленческой деятельности………..4
Тема: Система организационно-распорядительной документации……………………………………………………….7
Тема: Организация работы с документами………………………27
Тема: Трудовая документация……………………..…………….31
Список литературы…………………………..…………………..35

Дисциплина «Документационное обеспечение управления»


Лекция № 1. Введение в Документационное обеспечение управления


Цели занятия:
1. Обучающая:
- изучить понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документ», «документирование», свойствами документов;
- ознакомить с местом и ролью ДОУ как функцией управления документами современной организации;
2. Развивающая:
- развитие навыков самостоятельной работы;
3. Воспитывающая:
- способствовать развитию интереса к данной дисциплине;

План:
1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления.
2. Основные понятия ДОУ.

Работа с информацией – ее получение, обработка, принятие каких-либо управленческих решений и их исполнение составляет основу деятельности любого предприятия или организации. Оперативность, надежность управленческого труда, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах, зависят от организации делопроизводства на предприятии.
Делопроизводство – это «…деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»3. В то время, как «документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами»3.
«Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность5.
Люди фиксируют и передают информацию с глубокой древности. Менялись способы записи и носители информации: от рукописных записей до книгопечатания, аудиозаписи, видеозаписи, фотокопирования, кинохроники, компьютерной техники; от бересты, папируса, затем бумаги, фотопленки (фотобумага) до магнитных дискет, лазерных дисков и цифровых носителей.
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями и дополнениями) «информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления5. В законах отражены определения “информация” и “документ”.
Документ – это «…зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности»5, «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» 3.
«Запись информации на различных носителях по установленным правилам» называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование – необходимый процесс, предписываемый законами и нормативными правовыми актами. Документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.
Как личные, так и официальные документы имеют юридической значимостью: «свойством документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера» 3.
Правильно оформленный официальный документ обладает юридической силой: «свойством официального документа вызывать правовые последствия» 3.
Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Для того чтобы документ обладал юридической силой, нужно, чтобы он соответствовал законодательству, был принят органом, обладающим необходимой компетенцией и оформлен в установленном порядке.
Это достигается созданием документа с набором реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и пр.
Оформление документов регламентируется ГОСТом Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст)»4.

Вопросы для самопроверки


1. Что включает в себя понятие «документ»?

2. Какие носители для записи информации вы знаете?
3. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
Лекция № 2. Виды документов и их классификация
Цели занятия:
1. Обучающая:
- познакомиться с основными видами документов в практике ДОУ;
- изучить основания для классификации документов современной организации;
2. Развивающая:
- развитие навыков самостоятельной работы;
3. Воспитывающая:
- способствовать развитию интереса к данной дисциплине;

План:

  1. Виды документов.
  2. Классификация документов.

В управленческой практике используется много разновидностей документов. Их отличают не только особенности оформления и содержания, но и порядок исполнения. Распределение документов по различным их группам по наиболее общим признакам сходства и различия позволяет упростить процесс документирования и лучше организовать работу с документами.
Документы классифицируют по следующим признакам:
  • по способу фиксации информации (документирования) документы делятся на рукописные, письменные, графические, фото- и кинодокументы, электронные.
  • по сфере использования различают: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; документы по труду; отчетно-статистические и т.д.
  • по наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
  • по месту составления
внутренние;
внешние.
  • по степени доступности: документы общедоступные и документы ограниченного доступа (с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
  • по происхождению
Документ личного происхождения это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей». При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.
Официальный документ это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
  • по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
  • по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

Made on
Tilda