2. Какие носители для записи информации вы знаете?
3. Что обуславливает юридическую силу официального документа?
Лекция № 2. Виды документов и их классификация
Цели занятия:
1. Обучающая:
- познакомиться с основными видами документов в практике ДОУ;
- изучить основания для классификации документов современной организации;
2. Развивающая:
- развитие навыков самостоятельной работы;
3. Воспитывающая:
- способствовать развитию интереса к данной дисциплине;

План:

  1. Виды документов.
  2. Классификация документов.

В управленческой практике используется много разновидностей документов. Их отличают не только особенности оформления и содержания, но и порядок исполнения. Распределение документов по различным их группам по наиболее общим признакам сходства и различия позволяет упростить процесс документирования и лучше организовать работу с документами.
Документы классифицируют по следующим признакам:
  • по способу фиксации информации (документирования) документы делятся на рукописные, письменные, графические, фото- и кинодокументы, электронные.
  • по сфере использования различают: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; документы по труду; отчетно-статистические и т.д.
  • по наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
  • по месту составления
внутренние;
внешние.
  • по степени доступности: документы общедоступные и документы ограниченного доступа (с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
  • по происхождению
Документ личного происхождения это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей». При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.
Официальный документ это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
  • по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
  • по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или вы-
явленные иным путем, подтверждают достоверность его происхожде-
5
ния» .
Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивыйдо- кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под- линный документ с частично измененными реквизитами .
Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ:

подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);
подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло- ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре- дактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержа- ния);
подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда- ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсифи- кация состава бланка).
По времени появления документов во внешней среде различают ори- гиналы и копии . Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра- вило, единственный экземпляр документа . Повторные воспроизведе- ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

По стадиям создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный.
По степени обязательности документы бывают информационные (содержащие сведения и факты, присланные для информации) и директивные (обязательные для исполнения документы).
По срокам хранения документы делятся на: документы постоянного срока хранения, временного срока хранения, которые, в свою очередь, разделяются на кратковременные (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
По функции документы подразделяются на организационные, распорядительные, справочно-информационные

Made on
Tilda